Что делать, если компания уже обрабатывает ПДн, но уведомление не подано

Если ваша компания уже обрабатывает персональные данные клиентов, сотрудников или контрагентов, а уведомление в Роскомнадзор до сих пор не подано, действовать нужно без отлагательств. Это не повод для паники — ситуацию можно исправить, и лучше сделать это сейчас, пока не возникли штрафы. В этой статье разберём, чем грозит отсутствие уведомления, обязаны ли вы его подавать, и как пройти весь путь от аудита до внесения в реестр. Специалисты «Гладиаторы ИБ» помогают малому и среднему бизнесу на всех этапах — от первой консультации до полной подготовки документов.

Что грозит компании, которая обрабатывает ПДн без уведомления?

По закону операторы персональных данных обязаны уведомить Роскомнадзор о намерении осуществлять обработку ещё до её начала. Если вы этого не сделали, ответственность наступает по факту отсутствия записи в реестре. С 30 мая 2025 года штрафы за непредставление или несвоевременное представление уведомления значительно выросли — до 300 000 рублей как для индивидуальных предпринимателей, так и для юридических лиц. Важно понимать, что даже если вашей компании нет в реестре операторов, это не освобождает от обязанностей, предусмотренных законом. Кроме денежного взыскания, Роскомнадзор вправе вынести предписание об устранении нарушений или временно ограничить обработку данных. Подача уведомления — первый шаг к тому, чтобы избежать этих рисков, а помощь опытных специалистов снижает вероятность ошибок при заполнении.

Как понять, обязана ли ваша компания подавать уведомление?

Любая организация или ИП, которые работают с персональными данными физических лиц, по закону считаются операторами ПДн. Это касается не только клиентов, но и сотрудников, соискателей, посетителей сайта, подрядчиков — любых людей, чьи данные вы собираете и используете. Если в компании есть хотя бы один из таких процессов — кадровый учёт, клиентская база, формы обратной связи на сайте — скорее всего, вы обязаны подать уведомление. Особенно это актуально для бизнеса, который применяет CRM-системы, 1С, ведёт базы в Excel или Google Таблицах, отправляет рассылки или хранит резюме кандидатов. Подробнее о том, нужно ли уведомление именно ИП, мы рассказали в статье уведомление в роскомнадзор для ип.

Когда можно не подавать уведомление (редкие случаи)

Закон предусматривает исключения, но они довольно узкие. Например, уведомление не требуется, если обработка ведётся исключительно без средств автоматизации и соответствует определённым условиям. Такие случаи встречаются редко — большинство малых и средних компаний всё же подпадают под требования. Лучше не полагаться на догадки, а провести инвентаризацию данных: выяснить, какие именно сведения вы обрабатываете, откуда они поступают, для каких целей используются. Именно с этого начинается наша услуга — мы помогаем объективно оценить ситуацию и исключить риск неверного толкования закона.

Пошаговая инструкция: что делать, если уведомление не подано

Ниже — алгоритм, который поможет закрыть этот вопрос без суеты. Вы можете действовать самостоятельно или поручить процесс специалистам.

Как проверить, есть ли уже уведомление

Шаг 1. Иногда в компаниях теряются данные: кто-то из прежних сотрудников мог подать уведомление, а нынешний руководитель об этом не знает. Проверьте наличие в реестре операторов на официальном портале Роскомнадзора. Быстро найти запись помогут инструкции — например, наша статья как проверить подано ли уведомление в роскомнадзор. Если записи нет, переходите к следующему шагу.

Какие документы понадобятся для заполнения формы

Шаг 2. Проведите аудит персональных данных в компании. Вам потребуется собрать информацию по всем источникам: сайт, CRM, 1С, почта, таблицы, бумажные журналы. Важно зафиксировать, чьи данные обрабатываются (клиенты, сотрудники, кандидаты, подрядчики), для каких целей, как долго хранятся и какие меры защиты применяются. Этот этап часто оказывается самым трудоёмким, и ошибки здесь чреваты неполным или неверным уведомлением.

Шаг 3. Заполните форму уведомления на портале pd.rkn.gov.ru. Нужно указать сведения об операторе, целях обработки, категориях субъектов и данных, сроках обработки и применяемых мерах защиты. Форма имеет множество полей, и каждое требует точных формулировок.

Шаг 4. Отправьте уведомление и дождитесь подтверждения на электронную почту. После этого ваша компания должна появиться в реестре операторов.

Шаг 5. Подготовьте и опубликуйте политику обработки персональных данных — это отдельный обязательный документ, который часто требуется вместе с уведомлением. Во многих случаях логично делать и то, и другое в комплексе.

Можно ли подать уведомление самостоятельно или лучше обратиться к специалистам?

Технически подать уведомление можно самому — форма доступна на портале РКН, и это бесплатно. Однако практика показывает, что самостоятельная подача нередко приводит к ошибкам в классификации данных, неполному аудиту и, как следствие, к возврату уведомления или штрафам. Особенно высок риск, если в компании несколько систем: например, одновременно используются CRM, 1С и сайт с формами заявок. О том, как правильно учесть все детали в таких случаях, читайте в статье уведомление в роскомнадзор для crm.

Факторы цены (количество систем, филиалы, срочность)

Стоимость профессиональной помощи варьируется от нескольких тысяч до десятков тысяч рублей в зависимости от сложности задачи. На итоговую сумму влияют: количество информационных систем, в которых обрабатываются данные; объём данных и число субъектов; наличие филиалов или территориально распределённой инфраструктуры; срочность выполнения. В нашем случае услуга «Помощь с подачей уведомления в Роскомнадзор» стоит от 50 000 рублей и включает полный цикл: аудит, классификацию, заполнение формы, подготовку политики обработки ПДн и консультацию по дальнейшим шагам. Это сопоставимо с потенциальным штрафом и многократно окупается спокойствием за правовую безопасность.

Почему стоит доверить подготовку уведомления профессионалам?

Компания «Гладиаторы ИБ» специализируется на киберзащите малого и среднего бизнеса и глубоко знает требования 152-ФЗ. Мы не просто заполняем графы, а помогаем разобраться в реальной картине: какие именно данные есть в компании, чьи они, для чего используются. Это даёт уверенность, что уведомление соответствует действительности и пройдёт проверку Роскомнадзора.

Что вы получите за стоимость услуги?

• Детальный аудит всех источников персональных данных.
• Классификацию данных по типам субъектов и целям обработки.
• Корректное заполнение и подачу уведомления на портале РКН.
• Разработку политики обработки ПДн, если она требуется.
• Понятную консультацию по итогам и рекомендации по дальнейшим действиям.

Вы экономите время и снижаете риск претензий со стороны регулятора. Состав услуги полностью прозрачен — вы платите за конкретный перечень работ и получаете готовые документы.

Часто задаваемые вопросы о подаче уведомления в Роскомнадзор

Обязательно ли подавать уведомление, если у компании только сотрудники?

Да, если вы как работодатель обрабатываете персональные данные сотрудников (например, для расчёта зарплаты, кадрового учёта), вы становитесь оператором ПДн и обязаны подать уведомление. Исключения крайне редки и касаются только полностью бумажного учёта без любой автоматизации.

Какой срок подачи уведомления после начала обработки?

Идеальный вариант — до начала обработки. Но если вы уже обрабатываете данные, подать уведомление нужно как можно скорее. Конкретный срок для устранения нарушения не установлен, но затягивать не стоит из-за рисков проверок.

Какие штрафы грозят за отсутствие уведомления?

С 30 мая 2025 года штраф для юрлиц и ИП может достигать 300 000 рублей за непредставление или несвоевременное представление уведомления. Размер зависит от обстоятельств и количества нарушений.

Можно ли подать уведомление самостоятельно?

Да, форма доступна на официальном портале pd.rkn.gov.ru. Однако неправильное заполнение может привести к отказу во внесении в реестр или к тому, что уведомление будет считаться ненадлежащим, а это не снимает ответственности.

Какие данные нужно указывать в уведомлении?

Основные блоки: сведения об операторе, категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, для которых обрабатываются данные, цели обработки, сроки обработки, перечень мер по обеспечению безопасности, информация о наличии трансграничной передачи данных.

Входит ли политика обработки ПДн в стоимость услуги?

В нашем предложении — да. Мы готовим политику обработки персональных данных как часть комплексной услуги, чтобы вы закрыли сразу две обязательные задачи.

Сколько времени занимает подготовка уведомления?

Срок зависит от сложности и объёма данных, а также от оперативности предоставления информации с вашей стороны. Стандартный проект занимает от нескольких дней до двух недель.

Нужно ли обновлять уведомление при изменении данных?

Да, если в вашей компании изменились цели обработки, категории данных или меры защиты, необходимо направить в Роскомнадзор информационное письмо об изменениях. Мы сопровождаем клиентов и после первичной подачи.

Если остались вопросы или вы хотите получить индивидуальный расчёт, просто оставьте заявку — мы оперативно свяжемся и всё уточним.

Ситуация, когда уведомление не подано, не уникальна, но откладывать её решение не стоит. Лучше выделить время сейчас, чем разбираться с последствиями потом. Специалисты «Гладиаторы ИБ» готовы помочь на каждом этапе — от аудита до подачи и сопровождения. Оставьте заявку, и мы подберём формат работы, который подходит именно вашей компании.